Quand et comment l’INSA Rouen Normandie a-t-elle lancé son premier serveur Discord ?

Tout est parti de la crise du Covid en 2020. Comme beaucoup d’établissements, nous avons dû annuler nos journées portes ouvertes en présentiel. Comment continuer à créer et maintenir du lien avec nos futurs candidats dans ces conditions ? Nous avons donc réfléchi à reproduire en distanciel ce que l’on fait en présentiel : visites des locaux, présentation en amphithéâtre, accueil aux stands… Nous avons d’abord créé un mini-site qui proposait notamment une visite virtuelle, que nous avons entièrement réalisé en interne.

S’est ensuite posée la question du logiciel à utiliser pour les présentations et les stands. Beaucoup d’établissements ont utilisé Zoom, mais nous n’étions pas convaincus. À l’époque, les réunions en distanciel étaient encore peu courantes et beaucoup de personnes n’étaient pas familières avec les outils, notamment les parents des candidats, qui font partie de notre cible pour les portes ouvertes.
Notre choix s’est porté sur un serveur Discord, qui avait l’avantage de disposer d’une interface web très simple pour les utilisateurs et qui ne nécessitait pas de former nos intervenants.

Comment avez-vous construit l’architecture de ce serveur ?

Maxime Reynet : Nous avons créé plusieurs salons pour chaque formation proposée par l’INSA Rouen Normandie, soit une dizaine dont 4 en apprentissage. Il y a également 3 salons en fonction du niveau du candidat : post-bac, CPGE et autres admissions.
Puis, il y a aussi un salon « SOS », pour les gens un peu perdus, qui peuvent nous poser toutes les questions qu’ils souhaitent afin que nous puissions ensuite les rediriger vers le bon salon.

Comment est animé et modéré ce serveur ?

Maxime Reynet : Chaque salon dispose d’un ou plusieurs intervenants-animateurs : des étudiants, alumni ou personnels de l’école. Au-delà d’intervenir en visio sur le salon, ils sont également chargés de modérer le chat. Heureusement, nous n’avons que très rarement des « trolls », mais la modération est vraiment un point de vigilance essentiel, pour garder chaque salon accueillant et y communiquer au mieux les informations pertinentes.

Vous organisez désormais des portes ouvertes en présentiel, mais aussi sur Discord…

Maxime Reynet : Oui, nous pouvons ainsi capter une audience plus large, des personnes trop éloignées qui ne pourraient se déplacer, notamment celles à l’étranger. 
Malgré l’explosion des offres de logiciel d’organisation d’événements en ligne – d’ailleurs bien souvent hors de prix alors que nous utilisons une version gratuite de Discord – nous avons également tenu à continuer d’utiliser notre serveur car nous pouvons garder la même architecture d’une année sur l’autre, sans tout reconstruire. Et puis, contrairement à des logiciels comme Zoom ou Teams, Discord a été créé avant tout en tant qu’outil de loisir et non de travail. Le serveur véhicule peut-être une image plus « détendue », qui rend les échanges un peu moins formels et plus spontanés.

«  Nous nous sommes ainsi rendu compte – ce n’était pas notre intention première – que le serveur Discord nous permet également de renforcer le lien, même si c’est de manière épisodique, avec nos étudiants. »

Avez-vous eu des difficultés à recruter en interne (personnels, étudiants, enseignants…) pour animer le serveur Discord ?

Maxime Reynet : Non, dès le début, tout le monde a été très motivé. Jusqu’ici, nous n’avions jamais eu de problème à recruter pour les journées portes ouvertes en présentiel. Et le serveur Discord a d’abord été en remplacement des JPO, et non en plus. Les gens se sont donc naturellement proposés pour y participer.
Puis, lorsque nous avons repris les journées portes ouvertes en présentiel, en décidant de conserver la version en ligne sur Discord, les intervenants semblaient y avoir pris goût. Nous avons même des étudiants ayant participé une première fois aux JPO en ligne, qui reviennent spontanément pour y prendre part de nouveau, et échanger avec les candidats. Certains sont par exemple en stage à l’étranger et n’auraient pas pu se déplacer pour la journée en présentiel. Nous nous sommes ainsi rendu compte – ce n’était pas notre intention première – que le serveur Discord nous permet également de renforcer le lien, même si c’est de manière épisodique, avec nos étudiants. 

« Autant nous touchons un public très large sur les réseaux sociaux, autant celui de Discord est beaucoup plus captif. »

À quelles statistiques avez-vous accès ?

Maxime Reynet : Nous utilisons une version gratuite et n’avons pas de statistiques à disposition. On peut savoir le nombre de personnes en ligne pendant la JPO et le nombre d’abonnés au serveur. Nous utilisons le même serveur pour les journées portes ouvertes, et, sauf si les personnes font la démarche de le quitter après l’événement, elles restent abonnées au serveur d’une année à l’autre. Le serveur Discord de l’INSA n’est pas un serveur public, les étudiants doivent s’inscrire sur notre site dédié aux JPO pour pouvoir le rejoindre. Ce qui nous permet d’avoir notamment l’adresse email des candidats, via laquelle nous pouvons les contacter pour leur faire parvenir des informations sur nos formations. Autant nous touchons un public très large sur les réseaux sociaux, autant celui de Discord est beaucoup plus captif.

Le salon est uniquement accessible lors de la journée portes ouvertes. Avez-vous prévu de le pérenniser un jour où d’en ouvrir un accessible à l’année par exemple ?

Maxime Reynet : Nous songeons effectivement à peut-être ouvrir le serveur en dehors des journées portes ouvertes, pour toucher les alumni, par exemple. Mais indépendamment de la direction de la communication, d’autres services au sein de l’INSA Rouen Normandie ont développé leur propre serveur Discord.

La direction des relations école-entreprises a par exemple créé un serveur destiné aux candidats intéressés par l’apprentissage. Ce sont des candidats qui ont déjà eu des échanges avec l’école, co-optés par exemple lors de salons étudiants et à qui on a donné l’adresse de ce serveur pour approfondir en ligne la discussion.  

La scolarité a également lancé son serveur, destiné aux étudiantes et étudiants fraîchement admis à l’INSA, mais n’ayant pas encore d’adresse email rattachée à l’école. Il est donc très utilisé pendant les vacances d’été, lorsque les admis ont des questions spécifiques liées à leur dossier, aux documents administratifs qu’ils doivent fournir… La forme de « chat » du serveur permet de répondre plus rapidement aux étudiants que par mail, tout en étant moins dérangé que si c’était des appels téléphoniques – qui peuvent être nombreux ! 
Ce dernier serveur Discord est ainsi devenu un véritable outil pour la scolarité et pleinement intégré dans le processus d’admission.

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LINKEDIN : c’est notre réseau phare avec Instagram, on passe beaucoup de temps à l’animer. Nous travaillons main dans la main avec le service des alumni, qui a développé un groupe Linkedin privé à l’usage des anciens étudiants et étudiantes.

X : jusqu’à maintenant on s’adressait à la presse, aux institutions et au milieu de la recherche, mais on ne sait pas trop comment ce réseau social va évoluer. On continue de communiquer pour l’instant, mais ce n’est pas un réseau que nous mettons en avant.

FACEBOOK : avant il s’agissait de cibler les étudiants et prospects, maintenant nous tournons essentiellement nos contenus vers les parents mais aussi les collègues : personnels, enseignants, chercheurs…

INSTAGRAM : on cible nos contenus pour nos étudiants actuels et les prospects.

De manière générale, communiquer avec les étudiants est notre cheval de bataille. Pour les atteindre, nous avons fait le choix de multiplier les canaux : réseaux sociaux mais aussi newsletter, affichage dynamique sur site, mailing… et chaque canal diffuse des informations particulières.

Nous travaillons à améliorer le parcours pour rentrer à l’INSA Rouen Normandie et à maintenir du lien avec les étudiants, pendant et après leurs études.

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